Kein „Land unter“ im elektronischen Posteingang: E-Mailen mit Köpfchen!

Viele könnten ein Lied davon singen: Der elektronische Posteingang ist jeden Tag übervoll und kaum hat man einige E-Mails beantwortet, sind schon wieder neue Nachrichten eingetroffen. Vor allem nach der Urlaubszeit quillt das Postfach über. Die hereinströmenden E-Mails führen bei vielen dazu, dass die Konzentration sinkt und Aufgaben nicht mehr zu Ende geführt werden. Nach einer Untersuchung der Universität Michigan sinkt die Produktivität von Menschen, die Aufgaben parallel verrichten, um etwa ein Drittel. Das Aussortieren der lästigen Spam-Mails nimmt kostbare Zeit in Anspruch und macht schlechte Laune! Manch einer fühlt sich wie Sisyphos und gibt genervt auf nach dem Motto: Wenn etwas Wichtiges dabei ist, soll sich der Betroffene persönlich melden.

Damit Sie sich und den Menschen, mit denen Sie per E-Mail kommunizieren, das Leben möglichst leicht machen und Ihre Effizienz steigern, haben wir folgende Tipps im Umgang mit E-Mails:

1. Treffen Sie (schnelle) Entscheidungen

Im Umgang mit E-Mails geht es wie bei jeder Arbeitstechnik darum, schnelle und beherzte Entscheidungen zu treffen. Folgende vier Möglichkeiten gibt es, wie Sie mit E-Mails verfahren können: Direkt beantworten, in Aufgabe oder Termin umwandeln, archivieren oder löschen.

  • Direkt beantworten: Nach dem Sofort-Prinzip ist es am effizientesten, Dinge die weniger als 6 Minuten in Anspruch nehmen, sofort zu erledigen. Diese schnellen Erfolgserlebnisse beflügeln Sie für weitere Aufgaben. Und Sie vermeiden Zeitverluste, die entstehen, wenn Sie wiederholt dieselben E-Mails öffnen und unerledigt schließen. Wenn Sie weitere Zwischenschritte brauchen, um die E-Mail zu beantworten, bringen Sie die Aufgabe zumindest einen Schritt weiter.
  • In Aufgabe oder Termin verwandeln: Verschieben Sie die E-Mail in Ihre Aufgabenliste und definieren Sie ein Erledigungsdatum. Dazu einfach die E-Mail mit der linken Maustaste auf den Ordner „Aufgaben“ ziehen. So haben Sie immer einen Überblick über Ihre Jobs. Oder die E-Mail ist Teil einer Besprechung oder eines Termins, den Sie sich mit Hilfe der E-Mail im Kalender reservieren. Dazu die E-Mail mit der linken Maustaste auf den Ordner „Kalender“ ziehen. Wenn Sie die E-Mail sehr kurzfristig erledigen möchten und es sich nicht lohnt, eine Aufgabe anzulegen, können Sie die Nachricht über das Kontextmenü mit einem farbigen Fähnchen zur Nachverfolgung kennzeichnen.
  • Archivieren: E-Mails, die wichtig sind, um bestimmte Vorgänge und Absprachen zu rekonstruieren, werden archiviert. Unwichtige E-Mails werden direkt gelöscht, um nicht unnötig Speicherplatz zu belegen. Aus demselben Grund große Anhänge besser nicht im E-Mailprogramm, sondern themenbezogen auf dem Laufwerk speichern. Welche Struktur im E-Mail-Archiv Sinn macht, hängt davon ab, wie oft Sie auf alte E-Mails zurückgreifen. Legen Sie Archivordner z.B. nach Jahren, nach Themen oder nach Personen an. Im Outlook gibt es außerdem die Funktion Extras/Postfach aufräumen, die Sie bei der Archivierung unterstützt.
  • Löschen: Ein Großteil der E-Mails ist für uns nicht relevant bzw. Spam. Werbung macht inzwischen fast 80% der eingehenden E-Mails aus und kann am effektivsten über Spamfilter aussortiert werden. Fragen Sie Ihren Internet-Provider bzw. Ihren Supporter nach Lösungen. Wenn Sie viele unrelevante E-Mails erhalten, sollten Sie durch eine Rückantwort oder im direkten Gespräch klären, welche Informationen Sie benötigen und welche für Sie überflüssig sind. Bestellen Sie Newsletter ab, die Sie nicht interessieren.

2. Leeren Sie den Posteingang

Was bei einem Briefkasten normal ist, nämlich dass man ihn vollständig leert, wird beim elektronischen Briefkasten oft nicht beachtet: E-Mails verbleiben lange Zeit im Posteingang, der Posteingang wird zum unübersichtlichen Zwischenarchiv, ohne dass Nachrichten bearbeitet werden. Ziel sollte sein, dass der Posteingang bis Arbeitsende geleert ist.

3. E-Mails flott bearbeiten

E-Mails sind ein schnelles Kommunikationsmedium. Daher erwarten die Absender eine zügige Reaktion. Ihr Ziel sollte sein, innerhalb von 24 Stunden auf E-Mails zu reagieren. Aber setzen Sie sich nicht zum Ziel, E-Mails innerhalb einer halben Stunde zu beantworten. In dem Fall sind Sie nur noch reagierend und aktionistisch tätig, nicht steuernd.

4. Seien Sie ein zuverlässiger Kommunikationspartner

Damit das E-Mailen produktiv ist und Freude macht, ist es wichtig, dass Sie E-Mails zuverlässig beantworten. Reagieren Sie standardmäßig mit einer Empfangsbestätigung, einer Beantwortung, einer Rückfrage oder einem Dankeschön.

5. Lassen Sie Ihre technischen Assistenten arbeiten

Über einen Regelassistenten können Sie eingehende E-Mails automatisch in passende Ordner sortieren lassen. In Outlook können Sie z.B. unter Extras/Regelassistent Newsletter vorsortieren und direkt für Ihre nächste Bahnreise ausdrucken lassen. Auch Junkmails können über den Regelassistenten reduziert werden. Der Abwesenheitsassistent versendet automatische Rückantworten, z.B. wann Sie wieder zu erreichen sind und wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt.

6. Halten Sie Ihre Spontanität im Zaum

Damit nicht die eingehenden E-Mails Ihren Arbeitsablauf diktieren und zerhacken, sollten Sie selbst bestimmen, zu welchem Zeitpunkt Sie Ihre E-Mails bearbeiten. Schalten Sie akustische und optische Signale bei Eingang einer E-Mail aus. Den Posteingang nicht spontan, sondern zu festen Zeiten (z.B. zweimal am Vormittag, zweimal am Nachmittag) oder nach Abschluss einer größeren Aufgabe bearbeiten.

7. Was Sie unbedingt tun sollten, wenn Sie E-Mails verfassen!

  • Notwendigkeit der E-Mail klären: Klären Sie, ob der Inhalt der E-Mail für den Empfänger von Bedeutung ist.
  • Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff.
  • Seien Sie eindeutig, kurz und prägnant.
  • Verwenden Sie eine übersichtliche Struktur mit Aufzählungen, wenn Sie mehrere Punkte anführen.
  • Beachten Sie die gleichen Regeln wie beim Verfassen eines „normalen“ Briefes (Anrede- und Grußformen).
  • Keine Ironie: Suchen Sie bei konflikthaften und missverständlichen Inhalten die direkte Aussprache.
  • Keine Eskalation des Konfliktes über cc-Meldungen an Ihre Vorgesetzten!
  • Priorisieren Sie Ihre E-Mails nur wenn sie sehr wichtig sind und eine hohe Dringlichkeit aufweisen.
  • Achten Sie auf die Vollständigkeit der Signatur, z.B. bzgl. der Kontaktdaten.

8. Was Sie beim Kampf gegen die E-Mail-Flut beachten sollten:

  • Erstellen Sie separate To-Do-Listen.
  • Legen Sie wenige Unterordner an um E-Mails über die Suchfunktion besser zu finden.
  • Setzen Sie automatische Filter beim Sortieren ein.
  • Einige Themen werden schneller durch Telefonieren oder in anstehenden Gesprächen geklärt.

Und zum guten Schluss: Nutzen Sie die E-Mail, so oft es geht! Sie verbessern Ihre Effizienz und gewinnen Zeit, für sich selbst und für Ihre Kommunikationspartner.

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