Lean Administration – oder: „Ordnung ist das halbe Leben“ – mit dieser Überschrift erschien Anfang März 2022 ein Artikel im IHK-Magazin der Region Stuttgart. Meine Beraterkollegin und Expertin für das Thema Lean Administration, Kerstin Rieso, beschreibt, wie es im Büro bzw. der Wissensarbeit noch besser gelingt, Kundenwünsche zügig und zuverlässig zu erledigen. Während ich in meinen Beiträgen in der Regel auf das Thema Mindset und Lean eingehe (Lean Administration beginnt im Kopf) freut es mich, dass Kerstin das Thema Lean Administration sehr pragmatisch angepackt hat.
Lean Administration – kein Thema in administrativen Bereichen?
In unserer Beratung begegnet uns immer wieder die Überzeugung, dass man die Erkenntnisse und Erfahrungen des Lean Management aus der Produktion, nicht so einfach auf die Verwaltungsbereiche und Wissensarbeit anwenden kann. Ja, auf den ersten Blick mag der Eindruck entstehen, auf den zweiten Blick stellt sich der Lean-Ansatz aber sehr gut übertragbar dar.
Lean Administration – ein erster Einblick
Doch lesen Sie den Eindruck meiner Kollegin, Senior Consultant Kerstin Rieso, selbst:
„Hauptsache ordentlich?
´Ordnung ist das halbe Leben!´ – das musste ich mir schon damals von meiner Oma anhören. Ehrlich gesagt, habe ich da schon mal gedacht ´… Und ich leb in der anderen Hälfte – schließlich ist, wer Ordnung hält, nur zu faul zum Suchen.` heute weiß ich, dass nicht Ordnung im Sinne von fein säuberlich, ordentlich das ist, worauf es ankommt. Zeit- und Nerven sparender ist es bei der Arbeit im Büro, Abläufe gut organisiert zu erledigen.
Eine Quadratur des Kreises?
Ob im Büro, im Sekretariat oder in der Verwaltung, im Einkauf oder in der Buchhaltung – die Situationen gleichen sich:
- Die Arbeit läuft über viele Kontaktpunkte und Kommunikationskanäle, z. B. Post bzw. Mails, Telefonate, Besprechungen, Kundenbesuche.
- Verschiedene Themen stehen an, eine Vielzahl von Terminen und Prioritäten sind zu berücksichtigen.
- Und obendrein noch Unterbrechungen, Warte- und Suchzeiten, Kundenrückfragen.
Zeitfresser, die oft sogar zu Doppelarbeiten, Missverständnissen führen … nervenaufreibend bis hin zu Konflikten!
Und Ihre Kunden erwarten fachliche Expertise, individuelle und kompetente Beratung und Betreuung, Schnelligkeit und Termintreue, ein passendes Preis-Leistungs-Verhältnis, sowie eine vertragsgemäße und nachvollziehbare Abrechnung der erbrachten Leistungen.
Eine Quadratur des Kreises?
„Schauen Sie im Team dahin, wo es (noch) nicht flutscht!“
Nehmen Sie mit Ihrem Team wiederkehrende Arbeiten bzw. Prozesse in den Blick, bei denen auffällt, dass sie bspw. zu lange dauern, Informationen fehlen oder Rückfragen geklärt werden müssen, nach Details und/oder Dateien gesucht wird oder der Kunde nachhakt oder Nacharbeiten notwendig werden. Insbesondere das Prozess-Mapping leistet hierzu gute Dienste!
Lean Administration: Selbsttest und konkrete Tipps
Wer konkrete Ansätze im eigenen Betrieb oder Unternehmen erkennen möchte, dazu steht unser Quick-Check zu „LEAN. Einfach. Machen.“ bereit.
Drei Tipps für weniger Stress im Büroalltag
1. Rückfragen, fehlende oder veraltete Informationen, …?
Unser Tipp: Standardisieren Sie wiederkehrende Arbeiten bzw. Prozesse im Team!
Schaffen Sie robuste Routinen, indem Sie Checklisten, Begleitzettel und Layoutvorlagen entwickeln oder auch in den Bildschirmmasken des Kundenmanagement-Programmes „Pflicht-Felder“ definieren, die z. B. den Verantwortlichen oder auch den Status eines Vorganges anzeigen.
2. Suchzeiten, veraltete Dokumente, Doppelarbeiten, …?
Unser Tipp: Schaffen Sie sich ein „gemeinsames Arbeits- und Informations-System“!
Nutzen Sie die Vorteile einer gemeinsam entwickelten Ablage-Systematik, egal ob es sich um Papier oder um elektronische Informationen bzw. Schriftstücke handelt.
Vereinheitlichen Sie die Benennung von Prozessen bzw. Teilschritten und aller im Prozess verwandten Dokumente, z. B. indem Sie die Art des Dokumentes immer in der Dokumentenbezeichnung voranstellen (ANGEbot, BESTellung, RECHnung, …), nehmen Sie im Dokumentennamen Bezug auf den Kunden und die Art des Vorganges (Fa. XYZ_Regalwand) und greifen Sie immer auf die aktuelle Version zu, indem Sie ein- und dasselbe Dokument am Ende mit dem jeweils aktuellen Tagesdatum der Bearbeitung versehen (_2021.12.12).
Nutzen Sie Farben für Kennzeichnungen, ob für Ordnerrücken, Klarsichtfolien oder Stapel-Körbe auf den Schreibtischen, wie auch in der EDV für Ordner, Kalender der Kollegen und Kategorien.
3. „Stau“ an manchen Arbeitsplätzen, Prioritäten können nicht wie geplant abgearbeitet werden, dringende Kundenbeschwerden, …?
Unser Tipp: Schaffen Sie Klarheit über aktuelle Prozesse, Teilschritte und laufende Projekte!
Kunden berichten immer wieder, dass sie sehr gute Erfahrungen mit der Methode des „Line up“ gemacht haben: Alle Beteiligten kommen für eine kurze Besprechung zusammen – sei es, live oder remote via bspw. Zoom oder Teams. Dabei informieren sich alle wechselseitig über ihr Tagesgeschäft sowie darüber, wo es Klärungs- und Abstimmungsbedarf gibt. Auch welche Termine mit An- und Abwesenheitszeiten geplant sind wie auch anstehende Kundentermine bzw. -besuche. Wichtig: Es geht um die reine Information, nicht um Klärungen. Und um es kurz zu halten, findet das Treffen im Büro im Stehen statt.“
Welche Erkenntnisse haben Sie durch den Quick-Check „LEAN. Einfach. Machen.“ gewonnen?
Wenn Sie die Ergebnisse genauer anschauen wollen, vereinbaren Sie einfach einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch mit meiner Kollegin Kerstin Rieso.
Hier finden Sie unseren Artikel auf Seite 24 im IHK-Magazin der Region Stuttgart.
