In einem mittelständischen Unternehmen des Marketing-Sektors wurde bisher eher experimentell und wenig strukturiert gearbeitet. Diese Arbeitsweise führte jedoch dazu, dass Überlegungen zu neuen Aufträgen immer wieder bei minus eins begannen und sehr viel Zeit in Anspruch nahmen. Auch die Vergleichbarkeit oder das Übertragen von Arbeiten wurde deutlich erschwert.
Um die Effizienz, Qualität und Transparenz im Büro zu erhöhen, sollten Kommunikationsstandards eingeführt werden. Loquenz unterstütze das Unternehmen in der Erarbeitung, Einführung und nachhaltigen Verankerung von Standards.
Zentrale Ziele:
- Die Arbeitsfähigkeit erhalten (strukturelle Vergleichbarkeit der Arbeitsplätze)
- Eine effektive Arbeitsweise ermöglichen (Profitabilität erhöhen)
Vorgehen
- Stufe 0: Einweisung in folgende theoretische Hintergründe: Büroeffizienz durch kontinuierliche Verbesserungsprozesse und Innovationssprünge durch das Schaffen von Standards.
- Stufe 1: Aussortieren, Entsorgen von Altlasten, Aufräumen, Mängel beseitigen (mit der 5-A-Methode). Schreibtische und Büros werden entrümpelt, aktualisiert und umgeräumt.
- Hintergrund: Dinge, die nicht wirklich benötigt werden, behindern die Produktivität. Dies ist ebenso auf Prozesse übertragbar. Was ein Kunde nicht wirklich benötigt, kann weggelassen werden.
- Stufe 2: Standards definieren für Arbeitsplätze und Büroorganisation. Im Rahmen des Workshops „Standards in der Büro-/ Arbeitsplatzgestaltung“ folgt eine Bestandsaufnahme des Status quo, wird die notwendige Theorie vermittelt (Warum Standards?), werden gemeinsam Standards erarbeitet und definiert (Schreibtisch, Ablagefächer, Beschriftungen, Ordner, Rollcontainer) sowie das weitere Vorgehen geplant.
- Pilot vorgehen Büro: Beschreibung, Analyse und Standardisierung der Arbeitsabläufe inklusive Anlegen von Checklisten und Umsetzung der Raum- und Arbeitsplatzgestaltung.
- Audits Stufe 2: Wurden Standards dokumentiert und eingehalten?
- Ausrollen des Projektes auf gesamte Agentur, Programmvorstellung auf Führungsebene.
- Überprüfung von Einhaltung der Standards mittels Checkliste.
- Einführung einer jährlichen „Aufräumaktion“ im Januar (Frühjahrsputz).
- Regelmäßige Kontrolle und Überarbeitung der Standards.
- Standards werden in Willkommensmappe integriert.
„Geschaffene Standards sollen eine Arbeitshilfe, keine strenge Richtlinie sein. Zudem sollen die Teams angeregt werden, ihre Büros individuell zu gestalten und sich eine Atmosphäre zu schaffen, in der sie effizient und gerne arbeiten. Hauptziel bei Büroeffizienz ist es, allen Mitarbeiter/-innen das Leben zu erleichtern, es geht nicht um ‚Ordnung und Sauberkeit‘ als Selbstzweck!“
Unsere Erfahrungen zur Einführung von Standards
Regelmäßige Reviews sind wichtig, um die nachhaltige Umsetzung von Standards zu überprüfen. Die Überprüfung der Umsetzung kann anhand einer Checkliste erleichtert werden. Durch diese können sich die Teammitglieder gegenseitig kontrollieren und gegebenenfalls Verbesserungen einführen.
Die Dokumentation und konsequente Einhaltung der vereinbarten Standards führt ähnlich wie beim Qualitätsmanagement zu einer automatischen Verbesserung der Prozess-Sicherheit, der Qualität und der Effizienz. Danach darf jedoch nicht vergessen werden, die Inhalte der Standards zu überdenken und gegebenenfalls zu verbessern und anzupassen.
Der Einbezug aller Mitarbeiter ist besonders wichtig. Denn sie kennen die Abläufe und können dann eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge einbringen und umsetzen. Die erfolgreiche Mitarbeiterbeteiligung führt zu einer höheren Motivation und damit zu einer nachhaltigen Implementierung der Standards.
