Häufige Probleme in Teamsitzungen
Oft bemerke ich in Besprechungen, ohne jegliches Visualisieren, wiederkehrende Abläufe:
Nach Einstieg und Agendaaktualisierung wird sofort der erste Besprechungspunkt in Angriff genommen. Der/Die Verantwortliche erklärt das Thema, den Grund für den Punkt auf der Agenda sowie den aktuellen Stand. Wenn es ungünstig läuft, kommen schon bei der Situationsdarstellung erste Ergänzungen und weitere Details. Die Besprechungsteilnehmer versuchen meist erste Lösungsvorschläge, wie das Thema angegangen werden könnte, zu liefern. Der/Die Themenverantwortliche versucht den Themenfokus nochmals zu präzisieren und ein Lösungschart an die Wand zu werfen. Parallel dazu „purzeln“ weitere Lösungsideen in den Raum, gemischt mit Einwänden anderer Teilnehmer/-innen, warum diese Lösungsideen wahrscheinlich nicht passen. Kurz gesagt: die Besprechung droht in einem engagierten aber wenig zielorientierten Miteinander zu straucheln.
Visualisieren kann helfen
Wenn es gut läuft, ergreift spätestens dann jemand einen Stift bzw. das Wort und versucht das Gehörte zu visualisieren. Und zwar nicht in Form von aufwändigen Grafiken oder künstlerisch besonderen Bildern. Ein schlichtes Konzept oder einfaches Schema auf ein Stück Papier zu bringen, reicht meist völlig aus. Ein weiterer Schritt ist, die genannten Lösungsideen bezüglich der Problemsituation zu ergänzen.
Und plötzlich entsteht Struktur in der Diskussion. Z.B.:
- Welche Lösungsideen sind sympathisch, haben aber wenig bis nichts mit der aktuellen Problemsituation zu tun? Diesen können zu einem späteren Termin nachgegangen werden.
- Welche Lösungsideen setzen am Kern des Problems an, sind aber sehr aufwändig zu realisieren? Hier sollte erst mit weiteren Entscheidern der Austausch gesucht werden.
- Was ist leicht umsetzbar i.S. von wenige Beteiligte, niedriger Zeiteinsatz, etc. und hat einen positiven Impact auf das Thema? Auf diese Punkte sollten wir uns heute fokussieren.
Für mich faszinierend an diesen Erfahrungen: wir alle wissen, dass Visualisierungen ein wesentlicher Verständlichmacher sind. Doch immer noch haben wir Hemmungen den Stift in die Hand zu nehmen und ein paar Linie zu zeichnen. Klar, einen Schönheitspreis gewinnen wir in der Regel damit nicht. Doch darum geht es ja auch nicht.
Mein Fazit
Oft ist es hilfreich, für sich selbst Mitzuvisualisieren, um sein Verständnis in einer Besprechung zu unterstützen. Wenn dann mein Nachbar/meine Nachbarin neugierige Blicke auf mein Blatt wirft oder gar einen kleinen Kommentar abgibt, weiß ich, dass meine Visualisierung vielleicht für alle hilfreich sein könnte. Jetzt heißt es den Mut zusammen zu nehmen und die Visualisierung mit einzubringen. Die Wirkung auf die Effizienz der Besprechung sind in der Regel enorm. Also: Mut zum Visualisieren!
